Für mehr Gesundheit am Arbeitsplatz

In Zusammenarbeit mit unserem geschätzten Kunden José Dobiegala, Geschäftsführer der ruhrmed GmbH ist ein spannender Artikel für das Fachmagazin Personalführung entstanden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die bKV-Budgetmodelle zu einer besseren Gesundheit am Arbeitsplatz beitragen können. Und wie diese die Maßnahmen zur Gesundheitsförderung einfach, flexibel und bedarfsgerecht ergänzen. Gleichzeitig teilt José Dobiegala seine Erfahrung aus Unternehmenssicht bezüglich des Aufwands, der Nutzung und Resonanz aus der Belegschaft mit.

Gesundheitsförderung Maßnahmen 

Bedarfsgerecht, innovativ und flexibel 

Gesundheitsbenefits für Mitarbeitende stehen derzeit hoch im Kurs. Mit Budgettarifen der betrieblichen Krankenkassen lässt sich das Angebot der Gesundheitsförderung im Unternehmen sinnvoll ergänzen. 

Bedeutung Gesundheit am Arbeitsplatz

Die Arbeitswelt hat sich rasant verändert, und die Bedeutung von Gesundheit am Arbeitsplatz sowie in allen anderen Lebensbereichen hat zugenommen. Gleichzeitig gibt es vonseiten der gesetzlichen Krankenversicherungen Kürzungen in allen Bereichen. Viele Unternehmen sind an ihre Grenzen gekommen, die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden in einem dezentralen Arbeitsumfeld zu fördern. Es gibt unzählige Angebote, die oft nur eine geringe Anzahl von Mitarbeitenden ansprechen. Und meist fehlt es an Ressourcen oder Personal, um sich den individuellen Bedarfen der Mitarbeitenden ausführlich zu widmen.

Gesundheitsförderung Maßnahmen – Erfahrung der ruhrmed GmbH

Den Mitarbeitenden der ruhrmed GmbH wurden schon Fahrrad‐Leasing, Yoga und Online‐Fitness angeboten. Mit mäßigem Erfolg. Das Leasing nutzten sechs der 90 Mitarbeitenden, Yoga vor Ort musste aufgrund von Covid‐19 leider eingestellt werden, und Online Fitness wurde nur von den beiden Geschäftsführern genutzt. Schon lange hatte das Unternehmen versucht, das Thema Gesundheit am Arbeitsplatz für die Mitarbeitenden attraktiver zu gestalten. Was jedoch mit vereinzelten Maßnahmen unmöglich schien.

„Gesundheit ist schon lange Teil von ruhrmeds Unternehmensphilosophie, jedoch gingen allmählich die Ideen aus. Um die Maßnahmen zur Gesundheitsförderung sinnvoll zu ergänzen, fiel die Wahl im Juli 2021 auf ein Budgetmodell im Rahmen einer betrieblichen Krankenversicherung (bKV).“

BKV als gesundheitsfördernde Maßnahme

Jeder Mitarbeitende erhält ein jährliches Gesundheitsbudget von 300, 600 oder 900 Euro. Damit kann die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter sofort auf zahlreiche gesundheitsfördernde Maßnahmen zugreifen. Darin enthalten sind unter anderem Osteopathie, Physiotherapie, Zahnbehandlungen, Arzneimittel, Sehbrillen und Kontaktlinsen, orthopädische Einlagen, Facharztterminservice, ärztliche Videotelefonie und vieles mehr.

Zusätzlich bietet die Erschöpfungsprophylaxe schnelle Hilfe bei psychischer Belastung und Stress. Über das einfache Konzept der Kostenrückerstattung kann der Mitarbeitende seine Rechnungen für die oben genannten Leistungen einreichen und erhält innerhalb von wenigen Tagen das Geld von der Versicherung auf sein Konto zurück. Die Höhe des Budgets wird dabei vom Arbeitgeber bestimmt, und dieser bezahlt auch die monatlichen Beiträge für seine Arbeitnehmer:innen. Allerdings sei dazu gesagt, dass der Arbeitgeber immer nur circa die Hälfte des Budgets an Investitionskosten hat.

Steuerliche Behandlung der betrieblichen Krankenversicherung

Steuerlich können die Beiträge entweder im Rahmen der 50‐Euro‐Sachbezugsgrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 Einkommensteuergesetz (EStG) steuer‐ und sozialabgabenfrei angeboten, nach § 37b EStG pauschal oder über die Nettolohnversteuerung als Barlohn versteuert werden. Eine Beantragung beim Betriebsstättenfinanzamt ist in diesen Fällen nicht notwendig, es ist jedoch ratsam, klare arbeitsrechtliche Regelungen für die bKV über eine Versorgungsordnung oder, falls ein Betriebsrat vorhanden ist, über eine Betriebsvereinbarung zu schaffen.

BGF Maßnahmen und Datenschutz

Damit Arbeitnehmer:innen unter Einhaltung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) an der bKV partizipieren können, müssen die sogenannten Stammdaten der Arbeitnehmer:innen vom Arbeitgeber an die Versicherung übermittelt werden. Stammdaten sind diejenigen Daten, die den geringstmöglichen Umfang zum Zustandekommen des Versicherungsschutzes darstellen. Deshalb bedarf es in der Regel keiner zusätzlichen Zustimmung von den Mitarbeitenden. Würde der Arbeitgeber die Daten nicht übermitteln, könnte er sein arbeitsvertragliches Versprechen und auch den Gleichbehandlungsgrundsatz nicht erfüllen. 

Zudem ist keine Zustimmung oder Einwilligung der Arbeitnehmer:innen zur Datenweitergabe erforderlich, da der Arbeitgeber bereits durch „Interessenabwägung“ (gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) eine Vorteilsbeschaffung für seine Arbeitnehmer:innen herbeiführt. In der Regel ist entweder per Arbeitsvertrag, Versorgungsordnung, Betriebsvereinbarung oder tarifvertraglicher Regelung bereits die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe der Stammdaten von Mitarbeitenden geregelt. Kontodaten, private Kontaktdaten, gesundheitsbezogene Daten und Informationen über den privaten Versicherungsstatus werden nicht weitergegeben, weder vom Arbeitgeber an die Versicherung noch andersherum.

BGF Maßnahmen und Datenschutz

300 Euro Gesundheitsbudget für 9,95 Euro/ Monat

Im Falle der ruhrmed GmbH erhält jeder Mitarbeitende auf freiwilliger Basis für einen Betrag von 9,95 Euro pro Monat, den der Arbeitgeber pro Mitarbeitenden an die Versicherung bezahlt, ein jährliches Budget von 300 Euro. Damit können sie sofort auf über 60 gesundheitsfördernde Maßnahmen zugreifen. Überzeugt hat bei ruhrmed vor allen der minimale Verwaltungsaufwand als Arbeitgeber von rund zwei Stunden und die gute Beherrschbarkeit durch Tracking von Nutzungsquoten und Budgetausschöpfung der Mitarbeitenden.

BKV in zusammenarbeit mit Ofelos

Im Hintergrund des Angebots steht eine Versicherung, bei der die ruhrmed den bKV‐Budgettarif eingekauft hat. Die Vorauswahl des besten Tarifs, Anwendung, Roll‐out und Abwicklung laufen jedoch über einen unabhängigen spezialisierten Dienstleister und Makler, in diesem Fall die Ofelos GmbH, für den keine zusätzlichen Kosten anfallen. Somit belaufen sich die monatlichen Kosten allein auf die Beiträge, die an die Versicherung bezahlt werden. Dienstleister und Versicherung sollten idealerweise eng zusammenarbeiten, um beispielsweise Lösungen für zügige Erstattungen zu schaffen. Diese erfolgt ganz einfach und unkompliziert, indem die Mitarbeiten‐ den die Rechnungen per App, E‐Mail oder Post einreichen.

Roll-out und Kommunikation

Der strukturierte Roll‐out‐Prozess lief reibungslos. In Webinaren wurden vorab alle Mitarbeitenden über die wichtigsten Punkte, Abläufe, Anwendungen und den Datenschutz informiert, wobei auch die Ängste in Bezug auf die Weitergabe persönlicher Daten genommen werden konnten. Unterstützt wurden die Webinare kommunikativ mit personalisierten Karten mit dem ruhrmed‐Logo, einem Gesundheitsportal, Video‐Tutorials und Tipps in sozialen Netzwerken.

Unkomplizierte Anwendung für Mitarbeitende

Barrierefreie und unbürokratische Umsetzung

Für die Mitarbeitenden musste weder ein Vertrag noch eine Mitgliedschaft bei der Versicherung direkt abgeschlossen werden. Es gibt kein verstecktes Kleingedrucktes, keine Gesundheitsfragen oder Ausschlüsse von Vorerkrankungen, wie es normalerweise bei Krankenzusatzversicherungen der Fall ist. Denn der Arbeitgeber ist in dem Fall Versicherungsnehmer. So ist Gesundheit am Arbeitsplatz für alle Mitarbeitenden gleichermaßen zugänglich.

Erstmalige Nutzung und Kostenrückerstattung

Jedem Mitarbeitenden, der angemeldet wird, wird eine Versicherungsnummer zugeteilt. Bei der ersten Einreichung einer Kostenübernahme – sei es per App, E‐Mail oder Post – für eine in Anspruch genommene Leistung wird für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin mit der Versicherung direkt eine Datenschutzvereinbarung getroffen. In diesem Prozedere wird auch die Bankverbindung aufgenommen, auf die die Kosten erstattet werden sollen. Innerhalb von wenigen Tagen wird der Rechnungsbetrag dann auf dem Konto gutgeschrieben.

Aufwand aus Sicht des Unternehmens

Der Datenimport in das von Ofelos gestellte Arbeitgeberportal gestaltete sich selbsterklärend, und die Daten für die Gehaltsabrechnung wurden an den Steuerberater weitergegeben und dort eingebucht. Die Administration, zum Beispiel für die Pflege des Portals und die Anmeldung neuer Mitarbeitenden, konnte in laufende Prozesse integriert werden.

Gezielte Maßnahmen zur individuellen Gesundheitsförderung

„Aus unserer Sicht ist die Gesundheit der Mitarbeitenden in vielen Unternehmen ein blinder Fleck. Es fehlt die Übersicht der gesundheitlichen Beschwerden, was im Sinne des Datenschutzes auch so sein soll. Trotzdem möchte man als Arbeitgeber seine Mitarbeitenden bestmöglich unterstützen und wissen, was eigent‐ lich gewünscht oder gebraucht wird. So entsteht oft Misstrauen, ob ein Konzept von den Mitarbeitenden wertgeschätzt und auch effektiv genutzt wird.“ 

Umsetzung mit bKV Experten wird empfohlen

„Ein Budgetmodell sollte unbedingt mit einem spezialisierten Dienstleister für diesen Bereich implementiert werden, um die Lücke zwischen Versicherung und dem eigenen Unternehmen zu schließen.“

Mehr Flexibilität

Die bKV‐Budgettarife gibt es schon länger am Markt, und ein vom Versicherer unabhängiger Prozess bietet einen großen Mehrwert bei der Einführung und Umsetzung der Maßnahmen sowie zusätzliche Flexibilität, um auf Wünsche der Mitarbeitenden zu reagieren.

Hohe Nutzung und Steigerung der Arbeitgeberattraktivität

Im Fall von ruhrmed waren eine hohe Nutzungsquote, positive Auswirkungen auf das Employer Branding und Messbarkeit des Konzepts mithilfe des Trackings, die ergänzenden Erfolgsfaktoren zum Standardprozess des Versicherers.

Tracking der Gesundheit am Arbeitsplatz

Hierbei liegen im Sinne des Datenschutzes keine Angaben über die individuelle Budgetnutzung der Mitarbeitenden vor, allerdings kann im Jahresgespräch besprochen werden, wie viele Rechnungen eingereicht wurden und wie viel Budget insgesamt abgerufen wurde. Das nicht verbrauchte Budget verfällt am Ende eines jeden Jahres. Rechnungen für das entsprechende Jahr können jedoch noch innerhalb einer Frist von drei Jahren nachgereicht werden.

Feedback aus der Belegschaft – mehr Gesundheit am Arbeitsplatz

Ein Teil der Belegschaft nahm das Angebot gut an, andere wiederum waren skeptisch bis neugierig, was das nun bedeuten würde. Manche haben auch gar nicht reagiert.

Das Portfolio an Leistungen hat jedoch die meisten positiv überrascht und für eine Innovation bei der ruhrmed GmbH gesorgt, da ein Gesamtkonzept gefunden wurde, das mit seinen Angeboten (fast) alle Beschäftigten erreicht.

Darüber hinaus konnte ruhrmed als Unternehmen bei seinen Mitarbeitenden den unterstützenden Anreiz geben, etwas mehr für die eigene Gesundheit zu tun. Dies trägt zu mehr Gesundheit am Arbeitsplatz bei.

Zusammengefasst wurde für die ruhrmed GmbH ein ideales Leistungsspektrum gefunden, mit dem die Interessen aller Mitarbeitenden in ein Gesamtkonzept integriert werden konnten. Das Unternehmen profitiert von der Verbesserung der Gesundheit der Mitarbeitenden, denen nach eigenen Aussagen die ausgewählten Leistungen sehr guttun. Das Konzept half ebenfalls bei der Steigerung der Arbeitgeberattraktivität, da das Angebot in Vorstellungsgesprächen immer zu positiver Resonanz führt.