Gesunde Arbeitgebermarke aufbauen und Arbeitgeberattraktivität steigern

Dieser Artikel soll dir einen allumfassenden Leitfaden zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung an die Hand geben. Was ist deine gesetzliche Pflicht zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung und wie kannst du sie sinnvoll umsetzen. Hier erhältst du eine detaillierte Anleitung in vier einfachen Schritten.

Was ist die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung?

Eine Gefährdungsbeurteilung ist im Arbeitsschutzgesetz verankert. Sie schützt Arbeitnehmer vor körperlicher Überlastung. Eine Umfrage hat 2018 ergeben, dass jeder Zweite glaubt, von Burnout bedroht zu sein. Sechs von zehn Befragten klagen außerdem über Burnout-Symptome wie anhaltende Erschöpfung, innere Anspannung und Rückenschmerzen. Diese Zahlen sind erschreckend. Um das Problem in den Griff zu bekommen, fordert das Arbeitsschutzgesetz seit 2013 explizit die Berücksichtigung der psychischen Belastung am Arbeitsplatz in der Gefährdungsbeurteilung.  

Zunächst schauen wir uns die gesetzliche Grundlage zur psychischen Gefährdungsbeurteilung an. Diese ist im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) § 5 Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu finden und lautet wie folgt:

(1) Der Arbeitgeber hat durch eine Beurteilung der für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbundenen Gefährdung zu ermitteln, welche Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind.

(2) Der Arbeitgeber hat die Beurteilung je nach Art der Tätigkeiten vorzunehmen. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen ist die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit ausreichend.

(3) Eine Gefährdung kann sich insbesondere ergeben durch

1. die Gestaltung und die Einrichtung der Arbeitsstätte und des Arbeitsplatzes,

2. physikalische, chemische und biologische Einwirkungen,

3. die Gestaltung, die Auswahl und den Einsatz von Arbeitsmitteln, insbesondere von Arbeitsstoffen, Maschinen, Geräten und Anlagen sowie den Umgang damit,

4. die Gestaltung von Arbeits- und Fertigungsverfahren, Arbeitsabläufen und Arbeitszeit und deren Zusammenwirken,

5. unzureichende Qualifikation und Unterweisung der Beschäftigten,

6. psychische Belastungen bei der Arbeit.

Psychische Gefährdungsbeurteilung Pflicht

Die Einschätzung der Gefährdung ist jedoch nicht das Einzige, was das Gesetz fordert. Falls die psychische Gefährdungsanalyse negativ ausfällt, muss dein Unternehmen Maßnahmen entwickeln. Die Umsetzung soll die psychische Belastung zu senken. Wie du es gar nicht so weit kommen lässt und präventiv zu einer guten psychischen Gesundheit deiner Mitarbeiter beiträgst, erfährst du weiter unten im Artikel.

Bei der sogenannten Gbu Psyche geht es weniger um die Beurteilung der allgemeinen psychischen Verfassung deiner Mitarbeiter, sondern vielmehr um die Arbeitsabläufe und soziale Beziehungen. Das Ziel der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung besteht darin, stressbedingte Unfälle und Personalverlust zu vermeiden. Haben manche Abteilungen in deinem Unternehmen eine hohe Krankheitsrate, deutet das bereits darauf hin, dass du dringend Maßnahmen gegen die psychische Belastung ergreifen musst. Außerdem ist das Ziel der Beurteilung, die Motivation deines Teams zu steigern, sowie Personal und Arbeitszeiten effizient einzuteilen. Eine Win-Win-Situation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, richtig?

Einfache Anleitung zur Umsetzung der psychischen Gefährdungsbeurteilung 

Wie genau soll die Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung aussehen, damit der Gesetzgeber zufrieden ist und du deine Pflicht als Arbeitgeber erfüllst? Wir haben für dich einen Leitfaden zusammengestellt, der auf der GDA-Leitlinie „Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation“ basiert und dir alle wichtigen Informationen an die Hand gibt. Du bist verpflichtet (siehe § 6 ArbSchG) jeden einzelnen Schritt sorgfältig zu dokumentieren – wie genau diese Dokumentation aussehen soll, ist jedoch dir überlassen. 

Schritt 1: Einschätzung der Gefährdung

Im ersten Schritt solltest du die Tätigkeitsbereiche in deinem Unternehmen verschriftlichen. Du kannst hierbei entweder die Mitarbeiter selbst zu ihren Tätigkeiten befragen, oder einen Abteilungsleiter um Hilfe bitten. Auch das Hinzuziehen von externen Experten ist möglich. Wir empfehlen jedoch mit den Mitarbeitern, die die Tätigkeiten tatsächlich ausführen, zu kooperieren. Dadurch erkennst du Gefährdungen besser und kannst gezielt Schritte einleiten, die akzeptiert und gerne umgesetzt werden. Außerdem musst du die psychischen Belastungsfaktoren, die in den konkreten Bereichen auftreten können, dokumentieren. 

Sobald du dir eine Übersicht zu den Risiken der psychischen Belastung der entsprechenden Tätigkeitsbereiche verschafft hast, solltest du mit der Einschätzung der aktuellen Situation beginnen.

Ein Beispiel: Du hast durch ein Gespräch mit einem Experten herausgefunden, dass Fabrikmitarbeiter (im Allgemeinen) oft durch Lärm belastet werden. Nun möchtest du ausmachen, ob deine Mitarbeiter tatsächlich davon gestresst werden. 

Zwei Methoden möchten wir dir hierbei empfehlen – wähle diejenige aus, die am besten zu euch passt. Die Umfrage zur psychischen Belastung am Arbeitsplatz ist die beliebteste. Mithilfe der Risikofaktoren, die du zuvor für jede Tätigkeit herausgefunden hast, kannst du nun eine standardisierte Umfrage für deine Mitarbeiter erstellen und anschließend auswerten. Die zweite Methode ist die Beobachtung in Verbindung mit Interviews. Hierbei ermitteln fachkundige Personen (etwa Führungskräfte, Betriebsärzte oder externe Experten) die psychische Belastung, während sie deine Mitarbeiter beim Ausführen der Tätigkeiten beobachten. Ein anschließendes Interview verfestigt diese Eindrücke. 

Schritt 2: Festlegung konkreter Maßnahmen psychischer Belastung

Die Ergebnisse der Umfragen oder Interviews müssen anschließend beurteilt werden. Hierbei stellt sich die Frage, ob Maßnahmen des Arbeitsschutzes erforderlich sind und wenn ja, welche diese sein können. Hierbei gibt es für viele Belastungsfaktoren keine rechtliche Festlegung. Du wirst lediglich dazu aufgefordert, die Sicherheit und den Gesundheitsschutz deiner Mitarbeiter zu gewährleisten und zu verbessern. Hierbei sind der Stand von Technik, Arbeitsmedizin und Hygiene sowie sonstige gesicherte arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse zu berücksichtigen (vgl. § 4 ArbSchG, Ziffer 3). Ihr könnt die Ergebnisse entweder intern bewerten oder mit empirischen Vergleichswerten arbeiten. Bei Letzterem können etwa Werte aus derselben Berufsgruppe oder ähnlichen Unternehmen genutzt werden. 

Die konkreten Maßnahmen können je nach Berufsgruppe unterschiedlich aussehen. Wir möchten dir jedoch eine Maßnahme empfehlen, die jeden einzelnen Mitarbeiter deines Unternehmens bei einem besseren Wohlbefinden und weniger Stress am Arbeitsplatz unterstützt: die Erschöpfungs-Prophylaxe.

Das Gesundheitskonzept ist so konzipiert, dass der Erschöpfungszustand mithilfe eines Fragebogens ermittelt wird und deine Mitarbeiter individuell von Fachleuten beraten werden. In drei Sitzungen geht es dann darum, die psychische Gesundheit durch eine Zielbestimmung und einen individuellen Handlungsplan zu steigern. Außerdem steht bei der Erschöpfungs-Prophylaxe ein 24-Stunden medizinischer Telefonservice zur Verfügung. Allein mit einem unabhängigen Experten über seine Probleme zu sprechen kann schon dabei helfen, die psychische Gesundheit zu steigern!

Egal für welche Maßnahmen ihr euch entscheidet – sie müssen in der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung detailliert mit Terminen und Verantwortlichen nachgehalten werden. 

Schritt 3: Durchführung der Maßnahmen

Die Durchführung der Maßnahmen sollte zeitnah beginnen. Gerade bei größeren Unternehmen ist es jedoch notwendig, Prioritäten zu setzen. Dabei empfehlen wir, die am schlimmsten betroffenen Berufsfelder zuerst zu entlasten. Indikatoren für die Prioritätensetzung können beispielsweise die Anzahl der Betroffenen, Dringlichkeit und Umsetzbarkeit sein. Du solltest außerdem beachten, während der Umsetzung der Maßnahmen für eine Berufsgruppe mögliche Auswirkungen auf andere Arbeitsbereiche zu vermeiden. 

Schritt 4: Überprüfung der Wirksamkeit

Der Gesetzgeber verlangt außerdem, dass du die Wirksamkeit deiner Maßnahmen überprüfst (siehe § 3 ArbSchG). Hierbei soll beurteilt werden, ob sich die Situation der psychischen Belastung verbessert hat oder nicht. Wann und wie genau du die Wirksamkeit deiner Maßnahmen misst, ist dir überlassen. Generell gilt aber, dass die Vorgehensweise bei der Wirksamkeitskontrolle nachvollziehbar sein muss. 

Auch hier können Mitarbeiterbefragungen sinnvoll sein. Diese müssen jedoch nicht im gleichen Umfang wie in Schritt 1 erfolgen. Eine Kurzbefragung oder Begehung der Arbeitsfelder sollte reichen. Auch die Ergebnisse der Wirksamkeitskontrolle müssen für die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung gut dokumentiert sein.

Falls die Überprüfung negativ ausfällt und die Umsetzung der Maßnahmen keine Wirksamkeit zeigt, sollten andere Maßnahmen entwickelt und umgesetzt werden, um die Gefährdung der psychischen Belastung deines Teams zu reduzieren. Auch dies muss schriftlich festgehalten werden. Letztendlich ist das Dokument zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung erst abzuschicken, wenn die Überprüfung der Wirksamkeit deiner Maßnahmen positiv ausgefallen ist. 

4 Zeitspar-Tipps zur Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung

1. Vereinbarkeit mit anderen Gefährdungsbeurteilungen

   Laut der Leitung des GDA-Arbeitsprogramms Psyche muss die Gbu Psyche nicht als eigenständiger Prozess gehandhabt werden, sondern kann in bereits bestehende Maßnahmen zur Gefährdungsbeurteilung einfließen. In der Gesetzesgrundlage oben haben wir gesehen, dass die psychische Belastung nicht als einzige beurteilt werden soll. Du kannst sie also mit der Beurteilung der physischen Belastung zusammenfassen. Dadurch sparst du Zeit und Geld!

2. Ältere Daten nutzen

   Schritt 1 der Anleitung kann auch übersprungen werden, falls du deine Mitarbeiter schon einmal zu ihrer psychischen Belastung befragt hast. Solange sich seit der letzten Befragung nichts im Arbeitsumfeld geändert hat, kannst du auch diese Daten für deine Gefährdungsbeurteilung der psychischen Belastung am Arbeitsplatz nutzen. 

3. Profi beauftragen

   Das ist dir alles zu kompliziert und raubt wertvolle Zeit? Dann kannst du auch einfach einen Profi beauftragen. Zwar bist du als Arbeitgeber allein für die Planung und Umsetzung der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung verantwortlich, doch es ist gesetzlich legitim eine fachkundige Person schriftliche mit dieser Aufgabe zu bevollmächtigen. Auch wenn du die Aufgabe nicht vollkommen aus der Hand geben möchtest, empfiehlt sich eine Beratung durch Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Betriebsärzte. Hier wäre eine betriebsinterne Schulung sinnvoll – besonders wenn ein größerer Kreis von Akteuren in die Gefährdungsbeurteilung involviert ist.

4. Präventives Handeln

   Wenn du richtig viel Zeit sparen möchtest, sind präventive Maßnahmen zur psychischen Gesundheit deines Teams deine beste Option! Kannst du glauben, dass sich 73% der Arbeitnehmer erschöpft fühlen? Vielleicht geht es dir sogar selbst so. Daran muss sich dringend etwas ändern! 

   Wir von Ofelos haben es uns zur Aufgabe gemacht, die Gesundheit deiner Mitarbeiter zu schützen und durch präventive Maßnahmen sogar zu steigern. Durch unsere Gesundheits-Budgets, die einem Mix aus über 50 Leistungen entsprechen, kannst du deinem Team eine Reihe von Sorgenfreipaketen an die Hand geben. Ein Paket davon ist die Erschöpfungs-Prophylaxe, die wir bereits in Schritt 2 erwähnt haben. Hier siehst du alle weiteren Gesundheitskonzepte auf einem Blick.  

   Falls du schon die protestierende Stimme deines Finance Managers im Ohr hast, können wir dich beruhigen und ein wahres K.O. Argument an die Hand geben: Eine Umfrage von Kunu hat 2020 ergeben, dass Mitarbeiter auf durchschnittlich 11% ihres Gehalts verzichten würden, um Gesundheits-Benefits nutzen zu können. Mitarbeiter stellen ihr Wohlbefinden also über monetäre Werte – deshalb sollten wir das als Arbeitgeber auch tun!